Для правильного отражения движения трудовых книжек и бланков ,вкладышей к ним в любой организации должен вестись журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
А также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки.
Чаще всего роль по ведению данных книг возлагают либо на сотрудников кадрового отдела, либо при отсутствии отдела кадров на отдел бухгалтерии.
В компании должен издать приказ о возложении обязанностей на ответственного сотрудника за трудовые книжки. Работодателю следует постоянно контролировать наличие достаточного количества трудовых книжек, поскольку оформить запись в трудовую книжку он обязан в течении 5 дней с момента устройства сотрудника на работу.
Стоимость трудовой книжки может быть возмещена сотрудником по его заявлению из зарплаты, но так же разрешено вносить наличные деньги в кассу организации.
Бесплатно сотруднику выдается книжка в случае ошибочного заполнения,если это произошло не по его вине.
С 2018 года планируется вести трудовые книжки в электронном виде.
За несоблюдение положенного порядка учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей с работника,ответственного приказом, до пятидесяти тысяч с организации.